Osuuskauppa Hämeenmaa

Postiosoite: PL 41, 15111 Lahti

Puhelin: 03-8130 11

Käyntiosoite: Apilakatu 2, 15500 Lahti

Y-tunnus: 0910257-2

tietosuojavastaava@sok.fi

tietosuoja.hameenmaa@sok.fi

Osuuskauppa Hämeenmaan polttoöljykaupan asiakasrekisteri

Henkilötietoja käsitellään osana polttoöljyn myyntiä.

Henkilötietoja käsitellään myyntitilausten kirjaamiseen asiakkaittain (puhelin- ja sähköpostitilaukset) ja niitä välitetään edelleen polttoöljyn toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi

Luotolla myynnin ja laskutuksen yhteydessä luovutamme henkilötietoja Osuuskauppa Hämeenmaan laskutusasiakasrekisteriin polttoöljymyynnin toteuttamiseksi ja mahdollista saatavien perintää varten. Katso lisätietoja: Osuuskauppa Hämeenmaan laskutusasiakasrekisterintietosuojaseloste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein Art. 6.1 a) Sopimus

Tilaus ja toimitussopimus.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Polttoöljyasiakkaat

• Nimi / Yrityksen nimi

• Henkilötunnus / Y-tunnus

• Toimitusosoite

• Puhelinnumero

• Sähköpostiosoite

• Osuuskaupan jäsennumero

• Osuuskaupan reskontran asiakasnumero

• Laskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoite

• Mahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölle

• Tiedot asiakkaan ostoista

• Tiedot maksusuorituksista ja saatavista

• Tieto luottokelpoisuudesta

• Toimituksen lisätiedot

North European Oil Trade Oy:lle (NEOT) ja kuljetusyhtiöille siirrettävät tiedot:

• Asiakkaan nimi ja asiakasnumero

• Polttoöljyn toimitusosoite

• Puhelinnumero ja/ tai sähköposti

• Toimituksen lisätiedot

Asiakkaan yhteystiedot, luottotiedot, laskutustiedot, toimituspaikan tiedot, tilaushistoria.

Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään.

Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Finland Oy:n järjestelmästä.

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään polttoöljytoimittajana toimivan North Europe Trade Oil Oy:n (NEOT) ja sen kumppaneina toimivien kuljetusliikkeiden toimesta Suomessa / Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan Osuuskauppa Hämeenmaan taloushallinnolle polttoöljytilauksen laskutusta varten (Lisätietoja: Osuuskauppa Hämeenmaan laskutusasiakkuuden rekisteri), Hämeenmaan asiakasomistajapalveluille bonuksen kirjaamista varten, sekä S-ryhmän asiakasomistaja-ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Osuuskaupan polttoöljymyynnin asiakasjärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta

NEOT: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva + 2 vuotta tilauksesta turvallisten polttonestetoimitusten varmistamiseksi.

Kuljetusliike säilyttää paperidokumenttia (mittarilipuke, toimituslähete) 6+1 vuotta.

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada informaatiota

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja hänestä kerätään, mihin käyttötarkoituksiin hänen tietojaan käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle tietoja luovutetaan.

Oikeus saada tutustua tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Jos käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot, sekä rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Poistaminen edellyttää, että jokin seuraavista täyttyy:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin

• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

• henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu www.tietosuoja.fi

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Katso lisätietoja osoitteesta https://www.s-kanava.fi/web/s-ryhma/tietosuoja/sinun- oikeutesi

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

Polttoöljykaupan luottomyyntisopimus ei toteudu, eikä polttoöljyä voida toimittaa.

Henkilön luottoluokitustieto saadaan Bisnode Finland Oy:n luottotietorekisteristä automaattisen luottotietokyselyn välityksellä. Polttoöljytilauksen yhteydessä tulee antaa henkilötunnus, joka toimii luottotietokyselyn käynnistävänä tietona.

Automaattinen päätöksenteko on välttämätöntä polttoöljysopimuksen ja luottomyynnin toteuttamiseksi. Tutkimme käyttämämme kumppanit ja luottoluokitusmenetelmät säännöllisesti sen varmistamiseksi, että menetelmät ovat oikeudenmukaisia, tehokkaita ja tasapuolisia.

Polttoöljytilaus on mahdollista tehdä ilman luottomyyntisopimusta maksamalla koko tilaus etukäteen.

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Polttoöljykaupan järjestelmätoimittajat ja NEOT käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme (henkilötietojen) tietoturvaloukkausesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.