OSUUSKAUPPA HÄMEENMAAN POLTTOÖLJYKAUPAN TILAUS- JA ASIAKASREKISTERI

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Hämeenmaa

Postiosoite: PL 41, 15111 Lahti

Puhelin: 03-8130 11

Käyntiosoite: Apilakatu 2, 15500 Lahti

Y-tunnus: 0910257-2

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

tietosuojavastaava@sok.fi 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

tietosuoja.hameenmaa@sok.fi

 

4. Rekisterin nimi

Osuuskauppa Hämeenmaan polttoöljykaupan tilaus- ja asiakasrekisteri

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään osana asiakkaalle tuotettavaa palvelua, joka mahdollistaa liiketoiminnan, markkinoinnin ja myynnin edistämisen sekä asiakasviestinnän.

Henkilötietoja käsitellään osana polttoöljyn myyntiä. Henkilötietoja käsitellään myyntitilausten kirjaamiseen asiakkaittain (puhelin- ja internettilaukset) sekä maksamiseen ja Bonusten kirjaamiseen. Myyntitilauksia välitetään edelleen polttoöljyn toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi. Luotolla myynnin ja laskutuksen yhteydessä luovutamme henkilötietoja Osuuskauppa Hämeenmaan laskutusasiakasrekisteriin polttoöljymyynnin toteuttamiseksi ja mahdollista saatavien perintää varten. Katso lisätietoja Osuuskauppa Hämeenmaan laskutusasiakasrekisterin tietosuojaselosteesta Osuuskauppa Hämeenmaan laskutusasiakkuuden rekisteri - Hämeenmaa (hameenmaa.fi)

Henkilötietoja käsitellään myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art. 6.1 a) Suostumus
Palveluiden toimivuuden kartoitus ja Bonusten kirjaaminen.

Art. 6.1. b) Sopimus
Tilaus- ja toimitussopimus

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Osuuskaupan polttoöljykaupan toteuttamiseen käsittelemät tiedot:

·       nimi

·       yrityksen nimi

·       Y-tunnus

·       Tilauskoodi

·       henkilötunnus

·       toimitusosoite

·       puhelinnumero

·       sähköpostiosoite

·       osuuskaupan jäsennumero

·       S-Business –kortin numero

·       laskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoite

·       mahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölle

·       tiedot asiakkaan ostoista

·       maksutiedot

·       tiedot maksusuorituksista ja saatavista

·       tieto luottokelpoisuudesta

·       toimituksen lisätiedot

Polttoöljyn toimittajalle ja kuljetusyhtiöille siirrettävät tiedot:  

·       asiakkaan nimi

·       polttoöljyn toimitusosoite

·       puhelinnumero ja/tai sähköposti

·       toimituksen lisätiedot

 

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
·       asiakkaan yhteystiedot

·       luottotiedot

·       maksutiedot

·       laskutustiedot

·       toimituspaikan tiedot

·       tilaushistoria

·       markkinointisuostumus tai -kielto.

10.  Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään.
Tieto luottokelpoisuudesta saadaan yhteistyökumppaneiden järjestelmistä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat 

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään polttoöljytoimittajalta ja sen kumppaneina toimivien kuljetusliikkeiden toimesta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan laskutuskumppanille polttoöljytilauksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa.

12.  Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Tietoja siirretään Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle teknistä ylläpitoa ja tukea varten siinä määrin kuin se on tarpeen. Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai jos pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä Publications Office (europa.eu). 

 

Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja meidän asettamiin tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Säilytämme polttoöljykauppaan liittyviä henkilötietojasi asiakassuhteen keston ajan. Poistamme säännöllisesti vanhentuneita tietoja.

Tilausportaali: asiakastieto poistetaan Osuuskaupan toimesta laskutuksen jälkeen + 2 kk tai kun saatavat on suoritettu.

 

Osuuskaupan asiakasjärjestelmä: asiakastiedot 2 vuotta viimeisestä tilauksesta, mikäli asiakas ei ole käyttänyt palvelua.

Polttoöljyn toimittaja säilyttää tilaustietoja kuluva vuosi + 2 vuotta turvallisten polttonestetoimitusten varmistamiseksi.

Kuljetusyhtiö säilyttää paperidokumenttia (mittarilipuke, toimituslähete) kirjanpitolainsäädännön edellyttämät 6+1 vuotta

14.  Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

·       Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)

·       Oikeus tietojen oikaisemiseen

·       Oikeus tietojen poistamiseen

·       Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

·       Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)

·       Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)

·       Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen automaattisen käsittelyn osalta

·       Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja osoitteesta Lämmitysöljymyynnin asiakkuus - S-ryhmän tietosuojasivusto (s-ryhma.fi) tai Sinun oikeutesi - S-ryhmän tietosuojasivusto (s-ryhma.fi)

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15.  Suostumuksen peruuttaminen

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa markkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn rekisterinpitäjään.

16.  Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Polttoöljykaupan luottomyyntisopimus ei toteudu eikä polttoöljyä voida toimittaa.

17.  Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilön luottoluokitustieto saadaan Bisnode Finlandin luottotietorekisteristä automaattisen luottotietokyselyn välityksellä. Polttoöljytilauksen yhteydessä tulee antaa henkilötunnus, joka toimii luottotietokyselyn käynnistävänä tietona. Automaattinen päätöksenteko on välttämätöntä polttoöljysopimuksen ja luottomyynnin toteuttamiseksi. Tutkimme käyttämämme kumppanit ja luottoluokitusmenetelmät säännöllisesti sen varmistamiseksi, että menetelmät ovat oikeudenmukaisia, tehokkaita ja tasapuolisia.

18.  Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Polttoöljykaupan järjestelmätoimittajat ja polttoöljyn toimittaja käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.