Osuuskauppa Hämeenmaan edustajiston vaalien arvonta- ja palkitsemisrekisteri
Tietosuojaseloste 10.1.2025 alkaen
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Osuuskauppojen keskuskunta SOK
Postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ
S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858
Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki
Y-tunnus: 0116323-1
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
4. Rekisterin nimi
Osuuskauppa Hämeenmaan edustajiston vaalien arvonta- ja palkitsemisrekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Osuuskauppa Hämeenmaan vuoden 2025 edustajiston vaaleissa äänestäneiden tietoja käytetään kertaluonteisesti arvonnan järjestämiseksi kaikkien äänestäneiden Osuuskauppa Hämeenmaan äänioikeutettujen henkilöjäsenten kesken. Voittajat arvotaan Osuuskauppa Hämeenmaan vaalien tietokannasta vaalipalvelun tuottajan Edita Prima Oy:n toimesta. Arvonta tapahtuu järjestelmäteknisin keinoin siten, että vaalisalaisuus säilyy, eikä äänestäjää voi yhdistää annettuun ääneen.
Äänestäneiden tietoja käytetään arvonnan suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksi ja palkinnon toimittamiseksi voittajalle.
Arvonnan järjestää Osuuskauppa Hämeenmaa.
Jos äänestäjä ei halua, että hänen tietojaan käytetään arvonnassa, hän voi ilmoittaa nimensä ja osuuskaupan jäsennumeronsa osoitteeseen vaalit.hameenmaa@sok.fi 13.5.2025 mennessä.
Äänestäjä ei voi silloin osallistua arvontaan.
Voittajan nimi ja kotikunta voidaan julkaista, jos voittaja arvonnan jälkeen antaa siihen erikseen pyydettävän suostumuksen.
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:
Art. 6.1 a) Suostumus
Voittajan nimen ja kotikunnan julkaiseminen perustuu voittajan suostumukseen.
Art.6.1 f) Oikeutettu etu
Henkilötietojen käsittely arvonnan järjestämiseksi, voittajan kontaktoimiseksi ja palkinnon toimittamiseksi voittajalle perustuu oikeutettuun etuun.
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Äänioikeutetut jäsenet valitsevat vaaleilla henkilöt edustamaan asiakasomistajia ja käyttämään päätösvaltaa oman osuuskauppansa edustajistossa. Kyseessä on siten osuuskauppojen ja koko S-ryhmän tarve saada äänioikeutetut jäsenensä aktivoitumaan osuuskaupan toimintaan äänestämällä lakisääteisissä edustajiston vaaleissa. Lisäksi arvonnalla halutaan herättää mielenkiintoa edustajiston vaaleja kohtaan.
8. Käsiteltävät henkilötiedot
- Nimi ja osuuskaupan jäsennumero
- Kotikunta
- Puhelinnumero, sähköpostiosoite tai postiosoite
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Nimi ja yhteystiedot
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, jos tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Palkinnon toimittamista varten tarvittavat tiedot ja suostumus voittajan julkaisua varten saadaan arvonnan voittajalta itseltään.
11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Edustajiston vaalien arvontarekisteriin kerätyt henkilötiedot voittajasta hävitetään tietoturvallisesti palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun kaikki palkinnot on toimitettu.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Mikäli äänestäjä ei halua, että hänen tietojaan käytetään arvonnassa, hän voi ilmoittaa nimensä ja osuuskaupan jäsennumeronsa osoitteeseen vaalit-hameenmaa@sok.fi 13.5.2025 mennessä.
Äänestäjä ei voi silloin osallistua arvontaan.
Rekisteröidyllä henkilöllä on lisäksi seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Vastustamisoikeus
- Oikeus peruuttaa suostumus
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä osoitteessa vaalit.hameenmaa@sok.fi.
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.