TYÖNHAKIJAREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
päivitetty 8.2.2024

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Työnhakijaprofiilin tietojen osalta Suomen Osuuskauppojen Keskuskunta (SOK) on rekisterinpitäjä.

Työnhakutietojen (hakulomake ja sen liitteet) osalta:
Osuuskauppa Hämeenmaa
Nelipyörä Oy
Hämeenmaan Kiinteistöt Oy

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

tietosuoja.hameenmaa@sok.fi

4. Rekisterin nimi

Työnhakijarekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työnhakuprosessin hoitaminen valittaessa henkilöitä Osuuskauppa Hämeenmaalla avoimeksi tuleviin tehtäviin

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Sopimuksen täytäntöön paneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet

Suostumus, soveltuvin osin

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Hakuilmoituksessa: rekrytoivan esihenkilön nimi- ja yhteystiedot siinä tapauksessa, että ne on erikseen ilmoitukseen kirjoitettu. Ei ole oletuksena.

Työhakemuksessa:

Pakolliset: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kielitaito (mikäli asiaa on kysytty), oletko aikaisemmin työskennellyt S-ryhmässä ja Miten kuulit meistä.

Vapaaehtoiset: osoite, tehtäväkohtaiset kysymykset, linkki profiiliin (esim. LinkedIn), tutkintotiedot, työhistoria.

Työnhakija voi liittää myös omia CV-tietoja tai muita liitteitä.

Hakija voi halutessaan luoda hakijaprofiilin.

Rekrytoinnissa voidaan käyttää videohaastattelutyökalua (RecRight), jolloin työnhakijasta kerätään RecRightin palveluun siirryttäessä nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä video, joka tallentuu RecRightin omaan kantaan. Samat tiedot kerätään myös rekrytoinnista vastaavasta esihenkilöstä, joka on kuvannut haastattelukysymykset videolle.

Rekrytoinnissa voidaan käyttää tarpeen mukaan myös soveltuvuusarviointeja ulkoisen kumppanin suorittamana. Kumppanille toimitetaan tällöin tehtävän hakijan nimi ja puhelinnumero sekä syntymäaika.

Erityistä luotettavuutta edellyttävässä tehtävässä hakijan luottotiedot saatetaan tarkistaa.

Avoin rekrytointi: Jos yritys on mahdollistanut avoimen rekrytoinnin, niin henkilö voi täyttää avoimen hakemuksen.

Hakijoille voidaan haun päätteeksi lähettää linkki hakijakyselyyn, johon vastaaminen on vapaaehtoista.

Suorahaku: työnantajayritys voi hakea työntekijöitä myös suorahaulla. Tällöin haussa käytetään yhteistyökumppania ja käsitellään soveltuvin osin edellä mainittuja tietoja henkilön omalla suostumuksella.

9. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät

Työnhakijat eli henkilöt, jotka ovat hakemassa tai hakeneet työpaikkaa rekisterinpitäjän alveluksesta, tai täyttäneet työnhakuprofiilin hakeakseen myöhemmin työpaikkaa jostakin S-ryhmän yrityksestä.

Yhteystiedot, taustatiedot, osaamistiedot, työhistoria

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työnhakijalta itseltään. Mikäli tietoja hankitaan muualta kuin työnhakijalta itseltään, tähän pyydetään työnhakijalta suostumus erikseen (esimerkiksi soveltuvuusarviointi yhteistyökumppanilta) tai tästä ilmoitetaan erikseen (esim. luottotietojen tarkastus).

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta. Henkilön nimi ja puhelinnumero voidaan kuitenkin luovuttaa yhteistyökumppanille soveltuvuusarvioinnin tekemiseksi työnhakijan suostumuksella.  Tietoja saatetaan luovuttaa myös S-ryhmän ulkopuolella hakemuksia käsitteleville sopimuskumppaneille.

Henkilön tultua valituksi työsuhteeseen rekisterinpitäjän palvelukseen hänen työhakemuksessa ilmoittamansa puhelinnumero voidaan siirtää työntekijärekisteriin S-ryhmän tietojärjestelmien käyttöoikeuksia ja käyttäjän tunnistamista varten.

Silloin, kun rekrytoinnissa käytetään videohaastattelutyökalua, rekisterinpitäjän ulkoiselle sopimuskumppanille (RecRight) siirretään työnhakijan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kuvattu video. Samat tiedot siirretään myös rekrytoinnista vastaavasta esihenkilöstä. RecRight toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Käytämme Google Analytics -evästettä kävijäseurantaan ja rekrytointimarkkinoinnin tehokkuuden mittaamiseen.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Työnhakutietoja säilytetään 2,5 vuotta siitä, kun kyseinen rekrytointi on suljettu, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Säilytysajat perustuvat tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin sekä rikoslain työsyrjintärikoksen vanhenemisaikaan.

14. Rekisteröidyn oikeudet

• Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.
• Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.
• Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.
• Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.
• Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
• Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.
• Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.  Suostumuksen peruuttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Mikäli työnhakija ei anna rekisterinpitäjän tarvitsemia henkilötietojaan, on mahdollista, että häntä ei voida valita haettuun tehtävään.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Tietojen käsittelyssä noudatetaan yksilön tietojen käsittelyä, suojausta ja luovutusta koskevaa lainsäädäntöä sekä SOK-yhtymän ja alueosuuskauppojen tietoturvaohjeita.

Lokitiedostojen avulla järjestelmästä on mahdollisuus selvittää mm. väärinkäytökset sekä rekisteriin tehdyt muutokset.

Rekisterin käyttöoikeudet on tarkkaan määritelty ja rajattu vain niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin rekrytointien hoitaminen kuuluu.

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.