OSUUSKAUPPA HÄMENMAAN RUUAN VERKKOKAUPAN TILAUSTOIMINTAAN LIITTYVÄ REKISTERI

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19. Päivitetty viimeksi 28.4.2022

 

1.Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Hämeenmaa
Postiosoite: PL 41, 15111 Lahti
Käyntiosoite: Apilakatu 2, 15610 Lahti
Y-tunnus: 0910257-2
S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858 (puhelun hinta 0,084€/min)

2.Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3.Rekisteriasioita hoitava henkilö

tietosuoja.hameenmaa@sok.fi

4.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkaan tekemän tilauksen keräämiseen ja toimittamiseen sekä mahdollisten reklamaatioiden ja virhetilanteiden selvittämiseen.

5.Henkilötietojen käsittelyn peruste

Sopimus, joka muodostuu, kun asiakas täyttää tilauslomakkeen S-ryhmän ruuan verkkokaupassa tai vaihtoehtoisesti tekee tilauksen puhelimitse suoraan myymälään (Prisma Syke).

6. Käsiteltävät henkilötiedot

• nimi
• osoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• ostokset ja niiden summa
• toimitustapa ja -paikka
• aikaikkuna ja päivämäärä
• tilausnumero
• toimitusohjeet
• tieto maksutavasta

7.Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Henkilötiedot kerätään suoraan asiakkaalta verkkosivujen lomakkeen avulla SOK:n ylläpitämässä S-ryhmän ruuan verkkokaupassa, josta ne luovutetaan Osuuskauppa Hämeenmaalle tilauksen keräilyä ja toimittamista varten.

8. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat asiakkaan tilauksen toimittamiseen asiakkaalle.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

9.Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.

Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme ovat asianmukaisin sopimuksin sitoutuneet EU:n mallisopimuksiin.

Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

9.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Henkilötietoja säilytetään tilauksen toimituksen jälkeen korkeintaan 3 kuukautta mahdollisten reklamaatioiden ja virhetilanteiden selvittämiseksi.

10.Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tutustua tietoihin (tietopyynnön kautta)
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

11.Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Emme voi toimittaa asiakkaan tilausta ilman henkilötietojen käsittelyä.

12.Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Käyttämämme järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.