Osuuskauppa Hämeenmaa

Postiosoite: PL 41, 15111 Lahti

Vaihde: 03 8130 11

Käyntiosoite: Apilakatu 2, 15610 Lahti

Y-tunnus: 0910257-2

tietosuojavastaava@sok.fi

tietosuoja.hameenmaa@sok.fi

Osuuskauppa Hämeenmaan kauneuspalveluiden asiakasrekisteri

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen yksilöllisen ja laadukkaan palvelun toteuttamiseksi, mahdollisten ongelmien selvittämiseen, yhteydenpitoon varausten varmistamiseksi sekä mahdollisiin muihin palveluun liittyviin yhteydenottoihin.

Asiakaskortistoa käytetään asiakkaille tehtyjen töiden tietojen ja käytettyjen tuotteiden ja aineiden tallentamiseen, jotta varmistetaan työn tasainen laatu ja turvallisuus. Osana asiakasrekisteriä käsitellään myös henkilöstön tietoja liittyen kampaamo- tai kauneudenhoitopalvelun suorittajaan.

Allergiat tai muut yliherkkyydet kysytään asiakkaalta joka kerta erikseen. Terveystietoa ei tallenneta, jotta varmistetaan tiedon ajantasaisuus ja laatu.

Ajanvarausjärjestelmän ja asiakaskortiston henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.

Art. 6.1 b) Sopimus

Ajanvaraus ja käynti kauneuspalvelussa.

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun

Kauneuspalvelun turvalliseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen, mahdollisiin jälkikäteiseen ongelmien selvittämiseen ja asiakassuhteen ylläpitoon tarvittavat tiedot

• Etunimi, sukunimi

• Puhelinnumero

• Sähköpostiosoite

• Katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka

• Syntymäaika

• Varausjärjestelmän tunnistetiedot

• Varatut ajat ja tallennetut työt

o paikka

o päivämäärä

o tekijä

o käytetyt aineet ja niiden sopivuus

o tekniikat

Yhteystiedot, varausjärjestelmän tunnistetiedot, käyntihistoria

Henkilötiedot kerätään suoraan asiakkaalta joko henkilökohtaisesti myymälässä tai ajanvarausjärjestelmän tai puhelinajanvarauksen kautta.

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Käytämme myös alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Asiakaskortteja/-tietoja säilytetään kaksi vuotta viimeisimmästä ajanvarauksesta, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tutustua tietoihin

• Oikeus tietojen oikaisemiseen

• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (mikäli tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai käsittely on lainvastaista)

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kauneudenhoitopalvelua ei voida toteuttaa ilman ajanvarausta.

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Ajanvarauksen järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.