HÄMEENMAAN KIINTEISTÖT OY:N VUOKRAHALLINNON REKISTERI
TIETOSUOJASELOSTE (13.12.2024 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Hämeenmaan Kiinteistöt Oy Postiosoite: PL 41, 15111 Lahti
Käyntiosoite: Apilakatu 2, 15610 Lahti
Y-tunnus: 2079270-3

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.hameenmaa@sok.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vuokrasopimusten hallinnointiin, laskutukseen ja ylläpitoon. Vuokrasopimuksen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
•       Varmistaa vuokrasopimuksen toisen tahon henkilöllisyys
•       Vuokran maksuseuranta

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein: Art. 6.1 b) Sopimus
Vuokrasopimus

Art 6.1 c) Lakisääteinen velvoite
•       kirjanpitolaki,
•       laki asuinhuoneiston vuokrauksesta
•       laki liikehuoneiston vuokrauksesta

6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietoja ei käsitellä oikeutetun edun perusteella.

7. Käsiteltävät henkilötiedot
Vuokrasopimus
•       vuokralaisen nimi
•       osoite
•       puhelinnumero
•       sähköposti

8.  Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Vuokralaisten yhteystiedot

9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan vuokralaiselta itseltään.

10.Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Luovutamme tietoja Osuuskauppa Hämeenmaan laskutusasiakasrekisteriin vuokralaskutusta varten.
11.  Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

12.  Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Vuokralaisen tietoja säilytetään Fatman Frame -käyttöjärjestelmässä vuokrasopimuksen voimassaolon ajan. Paperisia vuokrasopimuksia säilytetään myös vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen kirjanpitolain velvoittamin edellytyksin kuusi vuotta kuluvan vuoden jälkeen.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet
•       Oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja hänestä kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietoja käytetään, mikä on käsittelyn peruste ja kenelle tietoja luovutetaan
•       Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
•       Oikeus vaatia, että virheelliset henkilötiedot oikaistaan sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot oikaistua
•       Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
•       Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14.  Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

15.  Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Hämeenmaan Kiinteistöt Oy:n järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos havaitsemme, että kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin tai henkilötietoja käytetään muuten väärin, ryhdymme viipymättä selvittämään asiaa ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.