Osuuskauppa Hämeenmaan matkustajarekisterin tietosuojaseloste

Osuuskauppa Hämeenmaan matkustajarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Hämeenmaa

PL 41, 15111 Lahti

Apilakatu 2, 15500 Lahti

Y-tunnus 0910257-2

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot

tietosuoja.hameenmaa@sok.fi

4. Rekisterin nimi

Matkustajarekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lakisääteinen rekisteri hotelliin kirjautuneista asiakkaista

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 308/2006

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun

8. Käsiteltävät henkilötiedot

• Etu- ja sukunimi

• Osoitetiedot

• Kansalaisuus

• Mukana yöpyvien aikuisten ja lasten tiedot

• suomalainen henkilötunnus tai sen puuttuessa syntymäaika ja matkustusasiakirjan numero.

• Matkan tarkoitus

• Maa josta saavutaan Suomeen

• Majoitusliikkeeseen saapumis- ja lähtöpäivä

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaiden henkilötiedot

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Kerättävät tiedot saadaan suoraan asiakkaalta. Tietoja täydennetään saapumis- ja lähtöpäivällä sekä huonenumerolla

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Annettujen tietojen perusteella voidaan päivittää SOK Matkailu- ja ravitsemiskaupan asiakasrekisterin tietoja osoitteen, syntymäajan ja mukana matkustavien henkilöiden tiedoilla.

Tiedot voidaan luovuttaa viranomaisille paikallisen poliisilaitoksen ohjeiden mukaan tai erikseen pyydettäessä lain 308/2006 pykälien 8 ja 9 mukaisesti.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Matkustajarekisterin muodostavia matkustajailmoituksia säilytetään yksi (1) vuosi, minkä jälkeen ne tuhotaan tietoturvallisesti.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Rekisterin tietojen perusteella ei tehdä suoramarkkinointia.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Matkustajailmoituksen täyttämättä jättäminen voi estää majoittumisen kyseessä olevaan hotelliin.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Ei profilointia eikä automaattista päätöksentekoa.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Matkustajailmoitukset säilytetään lukittavissa olevassa tilassa, johon pääsy on vain rajatulla joukolla yksikön henkilökuntaa.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin ja tietoihin perustuen esimerkiksi esiinnytään rekisteröidyn nimissä. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.