Osuuskauppa Hämeenmaan työntekijärekisteri
päivitetty 26.2.2024

TIETOSUOJASELOSTE
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19 

 

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Hämeenmaa

Nelipyörä Oy

Hämeenmaan Hyvis Oy

Hämeenmaan Kiinteistöt Oy

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

tietosuoja.hameenmaa@sok.fi 

 

4. Rekisterin nimi

Työntekijärekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työsuhteen hoitaminen 

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste             

Sopimuksen täytäntöönpaneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet - pääsääntöisesti

Suostumus - esim. hyvinvointietu (ePassi), tutkintojen ja työhistorian kirjaaminen, työnhaku sisäisenä kandidaattina

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite – esim. ulkomaalaisen työluvat, viranomaisluvat, työtapaturma- ja työeläkevakuuttaminen, kuntoutus ja työkyvyttömyyseläkeprosessit, biologisten tekijöiden altisteluettelo, tutkintoon johtavat koulutukset ja oppisopimukset, palkanlaskenta ja -maksu, tuotannollis-taloudellisin syin irtisanottujen tai irtisanomisuhan alla olevien erityiset oikeudet

Oikeutettu etu - viestinnän digitaalinen työympäristö (Workplace, Creamailer), bot-muotoiset kyselyt sekä pilvipalvelu Office 365.

 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta                   

Workplace: Työnantajan toiminnan kannalta on perusteltua ja tarpeellista tarjota työntekijöilleen nykyaikainen, ajasta ja paikasta riippumaton työviestinnän kanava sekä SOK:n toimesta Elli-pääkäyttäjille ajankohtaista tietoa Elli-kuukausikirjeen kautta (Creamailer).  Rekisteröidystä (työntekijästä) itsestään palveluun viedään vain minimitiedot (yhteystiedot) ja muilta osin hänellä itsellään on laajat mahdollisuudet vaikuttaa siihen, kuinka aktiivisesti ja millä tavoin hän osallistuu viestintään. Näin ollen palvelun käytöstä ei aiheudu kohtuutonta haittaa tai riskejä työntekijän yksityisyyden suojalle.

Office 365: Työntekijän työsuhteen ja työsuhteessa suoriutumisen kannalta Office 365 on keskeinen työväline ja järjestelmä. Office 365 on nykyaikainen ajasta ja paikasta riippumaton pilvipalvelu, jossa rekisteröidyllä on laajat mahdollisuudet vaikuttaa siihen, millä tavoin hän Office 365 –sovelluksia käyttää. Rekisteröidyllä on mm. mahdollisuus itse hallinnoida luotujen dokumenttien näkyvyyttä ja oletusasetuksena on, että tiedostot näkyvät ainoastaan rekisteröidylle itselleen.

Bot-muotoiset kyselyt (kuten Tytti-botti)

Työnantajalla on velvollisuus mm. ohjata työntekijää tehtäviinsä sekä kehittää työyhteisön toimintaa. Bot-muotoiset kyselyt kuuluvat käsittelyperusteen osalta työnantajalle kuuluvaan oikeutettuun etuun. Kyselystä saatuja tietoja käsitellään toiminnan ja osaamisen kehittämiseksi ja tukemiseksi. Tietoja käsitellään anonyymisti, ilman nimitietoa. Työntekijällä on myös aina mahdollisuus kieltäytyä vastaamasta bot-kyselyihin.

8. Käsiteltävät henkilötiedot    

Käsiteltävät tiedot vaihtelevat prosessikohtaisesti, ks. tästä tarkempi HR-prosessikuvaus, jossa käsiteltävät tiedot on yksilöity.

 

9. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät                     

Työntekijät eli henkilöt, jotka ovat parhaillaan tai on valittu työsuhteeseen rekisterinpitäjän palvelukseen tai ovat olleet rekisterinpitäjän palveluksessa.

Tyypillisesti esimerkiksi työntekijän nimi- ja yhteystiedot, organisaation tiedot, työsuhteen tiedot, palkanmaksua koskevat tiedot, ulkomaalaiselta vaadittavat erityistiedot, viranomaislupatiedot, työajanseurannassa ja työvuorosuunnittelussa tarvittavat tiedot, tiedot lakisääteisiin vapaisiin ja poissaoloihin liittyen, työkykyyn liittyvät tiedot, osaamis-, koulutus-, kokemus- ja tutkintotiedot, työvälineitä ja käyttöoikeuksia varten tarvittavat tiedot  

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työntekijältä itseltään tai ne ovat kerääntyneet työsuhteen kestäessä rekisterinpitäjän (työnantajan) järjestelmiin tai manuaalisiin aineistoihin, tai niistä on sovittu (kuten palkka ja muut etuudet). 

 

11. Henkilötietojen vastaanottajat                   

Henkilötietoja luovutetaan työnantajan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esimerkiksi verottajalle, Kelaan ja eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöön.

Palkanmaksuun liittyen työnantajalla voi olla lain mukaan velvollisuus toimittaa tietoa esim. ulosottoviranomaiselle, työntekijän ammattiliittoon, pyydettäessä koulutusrahastoon. Palkkalaskelma toimitetaan sähköisenä OmaPostiin.

Ulkomaalaisen työntekijän palkkaamisesta on lain mukaan ilmoitettava TE-toimistoon, työsuojeluviranomaiselle ja henkilöstön edustajalle. 

Työntekijätieto luovutetaan S-ryhmän asiakasomistajarekisteriin, jotta työntekijä saa hänelle kuuluvan ostoedun. 

Työntekijän ja työsuhteen perustiedot luovutetaan työterveyshuoltoon, jotta työntekijä saa hänelle kuuluvat palvelut. Muualta kuin työterveyshuollosta saatu lääkärintodistus toimitetaan työterveyshuoltoon lain edellyttämin tavoin, ellei työntekijä ole erikseen kieltänyt luovuttamista. Varhaisen tuen keskusteluista ja työkykyneuvotteluista informoidaan niin ikään työterveyshuoltoa. Työpaikalla biologisiin tekijöihin altistuneiden tiedot toimitetaan lain edellyttämin tavoin pyynnöstä työsuojeluviranomaiselle, työterveyshuollolle, kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaavalle lääkärille tai työsuojeluhenkilöstölle.

Vuorotteluvapaalle lähtevän työntekijän henkilötietoja on luovutettava TE-toimistoon ja työttömyyskassaan. 

Oppisopimuksista luovutetaan tietoja lain mukaisesti oppisopimuskeskukselle SopimusPro-järjestelmän kautta. 

Pankeille voidaan luovuttaa työsuhteen kestoon / laatuun liittyviä tietoja esimerkiksi lainanhakutilanteissa. 

Rekisterinpitäjä voi lisäksi käyttää yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta. Näitä ovat esimerkiksi: 

-                    Eezy Spirit Oy (TYT-tutkimuksen toteuttaja)

-                    Dna / Elisa Oyj (puhelin- ja laajakaistaliittymät)

-                    Fujitsu (käyttäjätunnukset, sähköpostilaatikko)

-                    ePassi Payments Oy (hyvinvointietu, vain työntekijän suostumuksella)

-                    Korn Ferry (palkkatutkimukset ja tehtävien vaativuusarvioinnit)

-                    Microsoft (Office 365)

-                    Coupa (ostolaskujen ja tilausten käsittely)

-                    Creamailer Oy (alusta Elli-uutiskirjeelle, joka toimitetaan SOK:lta Elli –pääkäyttäjille)

 

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet      

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.  

Työntekijärekisteriin sisältyviin, järjestelmien käyttöoikeuksiin liittyvien henkilötietojen teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta. 

Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille. 

Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. 

- Viestinnän digitaalinen työympäristö (Workplace): Sopimuskumppani (Meta) voi siirtää tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kuten erityisesti Yhdysvaltoihin, mutta sopimuskumppani on sitoutunut huolehtimaan siitä, että tietosuoja-asetuksen edellyttämiä suojamekanismeja tällöin noudatetaan.

Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu-  ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti. 

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit       

Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat prosessikohtaisesti, ks. tästä tarkempi HR-prosessikuvaus, jossa käsittelyajat on yksilöity.

Pääsääntönä on, että mitään työntekijätietoja ei käsitellä enää sen jälkeen, kun 10 vuotta on kulunut yhdenjaksoisen työsuhteen päättymisestä viimeisessä S-ryhmään kuuluvassa yrityksessä (työsopimuslain mukainen velvoite antaa työtodistus päättyy tuolloin). 

Osassa prosesseja säilytysajat ovat tätä lyhyempiä, ja ne perustuvat 

-                    työlainsäädännön mukaisiin kanneaikoihin

-                    kirjanpitolainsäädännön mukaisiin säilytysaikoihin ja 

-                    viime kädessä työnantajan arvioimaan tiedon tarpeellisuuteen.    

14.                 Rekisteröidyn oikeudet        

Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset rekisteröityä koskevat virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä. 

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät. 

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. 

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät. 

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle.

 

15. Suostumuksen peruuttaminen                   

Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.  Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. 

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle              

Vaikutukset vaihtelevat prosessikohtaisesti. Rekisterin pitäjänä toimiva työnantaja kerää vain työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja, joten tietojen antamatta jättämisellä voi olla seurauksia. 

Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu työntekijän suostumukseen (esim. hyvinvointietu), työntekijä voi kieltäytyä suostumuksen antamisesta seuraamuksetta.   

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot  

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista 

Rekisterissä käsitellään sisäisen henkilötietoluokituksemme mukaisten henkilötietoluokkien 1-3 mukaisia tietoja. Valtaosa rekisterin tiedoista on henkilötietoluokan 2 mukaista tietoa (kohdistuu erityisiä vaatimuksia), koska käsiteltäviin tietoihin sisältyy tyypillisesti esim. henkilötunnus tai palkkaan /palkitsemiseen liittyviä tietoja. Henkilötietoluokan 1 tietoja (erityisiä henkilötietoja) käsitellään erityisesti palkkahallinnossa (sairauspoissaolotodistukset, ammattiliiton jäsenyys). 

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. 

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.