Osuuskauppa Hämeenmaan toimittajarekisteri

Osuuskauppa Hämeenmaan toimittajarekisteriTIETOSUOJASELOSTE (22.3.2024 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 191. RekisterinpitäjäOsuuskauppa HämeenmaaPostiosoite: PL 41, 15111 LahtiPuhelin: 03-8130 11Käyntiosoite: Apilakatu 2, 15500 LahtiY-tunnus: 0910257-22. Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitava henkilötietosuoja.hameenmaa@sok.fi4. Rekisterin nimiOsuuskauppa Hämeenmaan toimittajarekisteri5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusTietoja käytetään maksamiseen, ostoreskontranhoitoon ja yhteydenpitoon selvitystyön osalta.6. Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:Art. 6.1 b) SopimusHenkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän kanssa solmitun toimittajasopimuksen toteuttamiseen ja kirjanpitolakiin.Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.8. Käsiteltävät henkilötiedot Osuuskaupan laskutussopimuksen toteuttamiseen ja siihen liittyviin palveluihin käsittelemät tiedot:

Liikekumppanin nimi
Nimen tarkenne
Nimen lisätarkenne
Nimilyhenne
Ylempi liikekumppani
Liikekumppanin tunnus
Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus
Edellinen nimi
Yhtiömuoto
Asiakasryhmä
Toimittajaryhmä
Konsernikoodi
Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta
Aloituspvm
perintä voimassa
Lopetuspvm
Lopetussyy
Lähiosoite
Postinumero
Postitoimipaikka
Postilokero
Postinumero (postilokero)
Postitoimipaikka (postilokero)
Maa
Kieli
Puhelin
Telefax
Sähköposti yleinen
OVT –tunnus

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmätToimittajan yhteystiedot10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäTavaran- tai palveluntoimittajan masterdatatiedot, SOK:n Orma -organisaatiomasterin LiikekumppanirekisteriToimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot, kirjanpitojärjestelmäToimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto11. Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeetKäytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Tietoja siirretään Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle teknistä ylläpitoa ja tukea varten siinä määrin kuin se on tarpeen. Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai jos pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä Publications Office (europa.eu).Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja meidän asettamiin tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Pääosin tietoja säilytetään kirjanpitolain vaatimusten mukainen aika.Säilytysaika on kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen.14. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:Oikeus saada informaatiota Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja hänestä kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietoja käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle tietoja luovutetaan.Oikeus saada tutustua tietoihin Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Jos käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.Oikeus tietojen oikaisemiseenRekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistaan sekä rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.Oikeus tietojen poistamiseenRekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Poistaminen edellyttää, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Oikeus käsittelyn rajoittamiseenRekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos hän kiistää henkilötietojen paikkaansa pitävyyden tai henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti ja hän vastustaa henkilötietojen poistamista.Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseenRekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselleYleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu www.tietosuoja.fiJos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.15. Suostumuksen peruuttaminenHenkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleToimittajan laskuja ei voida käsitellä ilman sopimusta.17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.