Osuuskauppa Hämeenmaan ruoan verkkokaupan kotiinkuljetusten ja noutopalvelun rekisteri

Osuuskauppa Hämeenmaan ruuan verkkokaupan tilaustoimintaan liittyvä rekisteriTIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19. Päivitetty viimeksi 28.4.20221. Rekisterinpitäjä Osuuskauppa Hämeenmaa Postiosoite: PL 41, 15111 Lahti Käyntiosoite: Apilakatu 2, 15610 Lahti Y-tunnus: 0910257-2 S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858 (puhelun hinta 0,084€/min)2. Tietosuojavastaavan yhteystiedottietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitava henkilötietosuoja.hameenmaa@sok.fi4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietoja käsitellään asiakkaan tekemän tilauksen keräämiseen ja toimittamiseen sekä mahdollisten reklamaatioiden ja virhetilanteiden selvittämiseen.S-kauppojen maksamattomien epäonnistuneiden veloitusten siirto perittäväksi asiakasomistajien osalta5. Henkilötietojen käsittelyn perusteSopimus, joka muodostuu, kun asiakas täyttää tilauslomakkeen S-ryhmän ruuan verkkokaupassa tai vaihtoehtoisesti tekee tilauksen puhelimitse suoraan myymälään (Prisma Syke).

Art 6.1 b) Sopimus
- Sopimus, joka muodostuu, kun asiakas tekee tilauksen verkkokaupassa.
Art. 6.1 f) Oikeutettu etu
- Oikeutettu etu voi liittyä rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn oikeusturvan toteutumiseen tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseen. Tietoja voidaan käyttää oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.
Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

nimi
osoite
sähköpostiosoite
puhelinnumero
ostokset ja niiden summa
toimitustapa ja -paikka
aikaikkuna ja päivämäärä
tilausnumero
toimitusohjeet
tieto maksutavasta
asiakkaan yhteystiedot
henkilötunnus
tilatut tuotteet ja niiden summat

7. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäHenkilötiedot kerätään suoraan asiakkaalta verkkosivujen lomakkeen avulla SOK:n ylläpitämässä S-ryhmän ruuan verkkokaupassa, josta ne luovutetaan Osuuskauppa Hämeenmaalle tilauksen keräilyä ja toimittamista varten.Verkkokauppatilausten perintään asiakasomistajan tiedot luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteristä.8. Henkilötietojen vastaanottajatHenkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat asiakkaan tilauksen toimittamiseen asiakkaalle.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Käsiteltäviä henkilötietoja voidaan siirtää perintäkumppaneille.9.Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeetKäytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme ovat asianmukaisin sopimuksin sitoutuneet EU:n mallisopimuksiin.Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.10. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Pääosin tietoja säilytetään kirjanpitolain vaatimusten mukainen aika.Henkilötietoja säilytetään tilauksen toimituksen jälkeen korkeintaan 3 kuukautta mahdollisten reklamaatioiden ja virhetilanteiden selvittämiseksi.11. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua tietoihin (tietopyynnön kautta)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.12. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleEmme voi toimittaa asiakkaan tilausta ilman henkilötietojen käsittelyä.13. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Käyttämämme järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.