Osuuskauppa Hämeenmaan Prisma Launeen huoltopisteen asiakasrekisteri TIETOSUOJASELOSTE (13.1.2025 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19 1. Rekisterinpitäjä Osuuskauppa Hämeenmaa Apilakatu 2, 15610 Lahti p. 03-813011 Y-tunnus: 0910257-22. Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot tietosuoja.hameenmaa@sok.fi4. Rekisterin nimi Osuuskauppa Hämeenmaan Prisma Launeen huoltopisteen asiakasrekisteri5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on henkilötietojen käsittely toimipaikassa huollon tai vuokrauksen toteuttamiseksi seuraavissa palveluissa: - polkupyörien ja muiden tavaroiden huolto - muiden laitteiden ja tavaroiden vuokraus6. Henkilötietojen käsittelyn peruste Art. 6.1 b) Sopimus Henkilötietoja käsitellään Osuuskauppa Hämeenmaan ja asiakkaan välisen sopimuksen toteuttamiseksi.7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.8. Käsiteltävät henkilötiedot Yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite. Vuokrattaessa tuotteita näiden lisäksi henkilötunnus. Varauksen tiedot.9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät Nimi- ja yhteystiedot, henkilötunnus10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä Tiedot saadaan henkilöltä itseltään käyttäen paperilomaketta.11. Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin manuaalisissa ja sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään Suomessa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Huoltoihin ja vuokrauksiin liittyviä henkilötietoja säilytetään 12 kk varauksen toteutumisen jälkeen.14. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet: Oikeus saada informaatiota Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja hänestä kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietoja käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle tietoja luovutetaan. Katso lisätietoja osoitteesta https://tietosuoja.s-ryhma.fi/oikeutesiOikeus saada tutustua tietoihin Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Jos käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada kopio henkilötiedoistaan. Oikeus tietojen oikaisemiseen Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat virheelliset tiedot sekä rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos hän kiistää henkilötietojen paikkaansa pitävyyden tai henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti ja hän vastustaa henkilötietojen poistamistaOikeus tietojen poistamiseen Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Poistaminen edellyttää, että jokin seuraavista täyttyy: • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti • henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu www.tietosuoja.fi Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.15.Suostumuksen peruuttaminen Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.16.Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle Huoltoa ei voida suorittaa, tai vuokrausta ei voida tehdä ilman sopimusta.17.Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.18.Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.