Osuuskauppa Hämeenmaan laskutusasiakkuuden rekisteri

OSUUSKAUPPA HÄMEENMAAN LASKUTUSASIAKKUUDEN REKISTERITIETOSUOJASELOSTE (1.10.2026 alkaen)1. RekisterinpitäjäOsuuskauppa Hämeenmaa2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusTietoja käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään. Laskutussopimusasiakirjalla asiakas valtuuttaa Osuuskauppa Hämeenmaan tarkastamaan luottokelpoisuutensa ja merkitsemään asiakasrekisteriinsä tilisopimuksesta ilmenevät asiakastiedot.Voimme käsitellä henkilötietoja myös laskutusprosessien kehittämiseen. Tietoja voidaan hyödyntää toiminnan analysointiin ja palveluiden kehittämiseen, jotta laskutuksen sujuvuutta, laatua ja asiakaskokemusta voidaan parantaa.3. Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietojen käsittely laskutusasiakkuuden mahdollistamiseksi perustuu sopimukseen asiakkaan ja Osuuskauppa Hämeenmaan välillä.4. Käsiteltävät henkilötiedot

Etu- ja sukunimi
Henkilötunnus
Katuosoite, postinumero, toimipaikka
Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite
Puhelinnumero
S-Etukortin jäsennumero
Tieto mahdollisista ostorajoituksista
Luottoraja / kk
Tosite ostotapahtumasta
Tiedot asiakkaan ostoista
Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
Tieto luottokelpoisuudesta ja mahdollisesta maksuhäiriömerkinnästä
Laskun vastaanottaja
Laskunmaksaja
Maksukehotuksen saaja

Laskutuksen yhteyshenkilöt ja maksamisesta huolehtivat henkilöt: Laskutuksen hoitamiseksi voidaan käsitellä myös sellaisen henkilön yhteystietoja, joka ei itse ole palvelun varsinainen asiakas, mutta joka toimii asiakkaan puolesta laskujen vastaanottajana, maksajana, omaisena, edunvalvojana tai muuna yhteyshenkilönä. Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla esimerkiksi nimi, osoite ja sähköpostiosoite, sekä laskutuksen hoitamiseksi tarvittavat tiedot.5. Mistä saamme henkilötiedot?Tiedot saadaan lähtökohtaisesti asiakkaalta itseltään.Tieto luottokelpoisuudesta saadaan yhteistyökumppaneiden järjestelmistä. Asiakkaan henkilötietoja voidaan saada myös S-ryhmän käytössä olevista järjestelmistä, kuten DOKS-järjestelmästä, kun tietoja tarvitaan lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi, kuten pakotetarkastusten suorittamiseksi.6. Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle erääntyneen saatavan perintään siirtämiseksi.Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 7. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimetKäytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Tietoja siirretään Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten siinä määrin kuin se on tarpeen. Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai jos pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja meidän asettamiimme tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritSäilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi. Henkilötietojen säilytysajat perustuvat kirjanpitolain vaatimuksiin. Allekirjoitettu tosite ostotapahtumasta säilytetään kuluva vuosi ja seuraava vuosi. Osuuskaupan sähköinen kassakuittiarkisto: Ostohistoriaa säilytetään kolme vuotta.9. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.10. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia turvatoimia. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Rekisterinpitäjän yhteystiedotOsuuskauppa HämeenmaaPostiosoite: PL 41, 15111 LahtiPuhelin: 03-8130 11Käyntiosoite: Apilakatu 2, 15500 LahtiY-tunnus: 0910257-2Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fiRekisteriasioita hoitava henkilötietosuoja.hameenmaa@sok.fi