Osuuskauppa Hämeenmaan kauneuspalveluiden asiakasrekisteriTIETOSUOJASELOSTE (1.6.2022 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 191. RekisterinpitäjäOsuuskauppa HämeenmaaPostiosoite: PL 41, 15111 LahtiVaihde: 03 8130 11Käyntiosoite: Apilakatu 2, 15610 LahtiY-tunnus: 0910257-22Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitava henkilötietosuoja.hameenmaa@sok.fi4. Rekisterin nimiOsuuskauppa Hämeenmaan kauneuspalveluiden asiakasrekisteri5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen yksilöllisen ja laadukkaan palvelun toteuttamiseksi, mahdollisten ongelmien selvittämiseen, yhteydenpitoon varausten varmistamiseksi sekä mahdollisiin muihin palveluun liittyviin yhteydenottoihin.Asiakaskortistoa käytetään asiakkaille tehtyjen töiden tietojen ja käytettyjen tuotteiden ja aineiden tallentamiseen, jotta varmistetaan työn tasainen laatu ja turvallisuus. Osana asiakasrekisteriä käsitellään myös henkilöstön tietoja liittyen kampaamo- tai kauneudenhoitopalvelun suorittajaan.Allergiat tai muut yliherkkyydet kysytään asiakkaalta joka kerta erikseen. Terveystietoa ei tallenneta, jotta varmistetaan tiedon ajantasaisuus ja laatu.Ajanvarausjärjestelmän ja asiakaskortiston henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.6. Henkilötietojen käsittelyn perusteArt. 6.1 b) SopimusAjanvaraus ja käynti kauneuspalvelussa.7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun8. Käsiteltävät henkilötiedot Kauneuspalvelun turvalliseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen, mahdollisiin jälkikäteiseen ongelmien selvittämiseen ja asiakassuhteen ylläpitoon tarvittavat tiedot• Etunimi, sukunimi• Puhelinnumero• Sähköpostiosoite• Katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka• Syntymäaika• Varausjärjestelmän tunnistetiedot• Varatut ajat ja tallennetut työt• paikka• päivämäärä• tekijä• käytetyt aineet ja niiden sopivuus• tekniikat9. Käsiteltävät henkilötietoryhmätYhteystiedot, varausjärjestelmän tunnistetiedot, käyntihistoria10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäHenkilötiedot kerätään suoraan asiakkaalta joko henkilökohtaisesti myymälässä tai ajanvarausjärjestelmän tai puhelinajanvarauksen kautta.11. Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet Käytämme myös alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Asiakaskortteja/-tietoja säilytetään kaksi vuotta viimeisimmästä ajanvarauksesta, jonka jälkeen tiedot poistetaan.14. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:• Oikeus saada tutustua tietoihin• Oikeus tietojen oikaisemiseen• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (mikäli tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai käsittely on lainvastaista)• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksestaJos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleKauneudenhoitopalvelua ei voida toteuttaa ilman ajanvarausta.16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Ajanvarauksen järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.