Osuuskauppa Hämeenmaan edustajistovaalirekisteri TIETOSUOJASELOSTE (15.10.2020 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/6791. RekisterinpitäjäOsuuskauppa Hämeenmaa Postiosoite: PL 41, 15111 Lahti Käyntiosoite: Apilakatu 2, 15610 Lahti Y-tunnus: 0910257-2 p. 03-8130112. Tietosuojavastaavan yhteystiedottietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitava henkilötietosuoja.hameenmaa@sok.fi4. Rekisterin nimiOsuuskauppa Hämeenmaan edustajistovaalirekisteri5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Osuuskauppa Hämeenmaan edustajistovaalit osuuskaupan sääntöjen ja vaalijärjestyksen mukaisesti.Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan edustajiston vaalien ehdokaslistat ja ehdokasesittely sekä järjestetään vaali. Osuuskauppa voi lähettää ehdokaslistan tarkastus- ja täydennyspyyntöjä ja ehdokkaan ehdokaslistan muodostamista varten antamia tietoja ehdokaslistan asiamiehille.Osuuskauppa voi lähettää ehdokasesittelykutsuja ja muistutuksia ehdokasesittelyyn osallistumista varten ja muita vaalien toteuttamiseen liittyviä viestejä edustajistovaalien ehdokkaille.Ehdokaslistojen ja ehdokkaiden ehdokasesittelyyn antamia tietoja käytetään Osuuskaupan edustajiston vaaleissa vaalien toteuttamiseen ja ehdokkaina olevien esittelyyn. Ehdokkaan ehdokasesittelyyn täyttämät tiedot ovat julkisesti saatavilla ehdokasesittelystä sen julkaisemisen jälkeen.Ehdokasluettelo lähetetään Osuuskaupan äänioikeutetuille jäsenille ja julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.Vaalien tulokset julkistetaan vaalijärjestyksen mukaisesti sen jälkeen, kun S-vaalilautakunta on vahvistanut vaalin tuloksen. Osuuskaupan hallinnon läpinäkyvyyden ja jäsenten tiedonsaantioikeuden turvaamiseksi Osuuskauppa voi pitää vaalien tulokset Osuuskaupan sivuilla julkisesti saatavilla seuraavien edustajistovaalien tuloksen vahvistamiseen saakka. Edustajistovaalirekisterissä ylläpidetään yhteydenottopyyntörekisteriä, jonka tarkoituksena on ehdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneiden henkilöiden yhteydenottojen käsittely ja vaalien viestintä.Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin.6. Henkilötietojen käsittelyn perusteArt. 6.1 a) Suostumus: Henkilö on antanut suostumuksensa tehtävään tai yhteydenpitoon. Art. 6.1 c) Lakisääteinen velvoite: Osuuskuntalaki, Osuuskaupan säännöt ja vaalijärjestys7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.8. Käsiteltävät henkilötiedotRekisteriin voidaan kerätä seuraavia ehdokaslistan allekirjoittajien ja ehdokkaiden antamia tai osuuskaupan jäsenrekisterin tietoja:•Asiamiehen, vara-asiamiehen ja allekirjoittajan tietoja: • nimi • osoite • Osuuskaupan jäsennumero • puhelinnumero • sähköpostiosoiteEhdokkaan tietoja: • etunimi ja sukunimi* • mahdollinen kutsumanimi * • arvo tai ammatti, enintään kaksi ilmaisua * • kotikunta * • ehdokasnumero * • ehdokaslistan nimi * • osoite • jäsennumero • puhelinnumero • sähköpostiosoite* = ehdokasluettelossa ja ehdokasesittelyssä julkaistavia tietoja.Ehdokkaan ehdokasesittelyssä julkaistavaksi antamia tietoja • valokuva • ikä • sukupuoli • kokemus edustajistossa työskentelystä • ehdokkaan vaaliteema • ehdokkaan verkkosivun ja/tai sosiaalisen median palveluiden osoite • muita tietoja, joita ehdokas on itse antanut ehdokasesittelyyn (vapaa tietokenttä)Ehdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneen henkilön antamia tietoja: • nimi • puhelinnumero • sähköpostiosoite9. Käsiteltävät henkilötietoryhmätNimi, yhteystiedot, vaaliin liittyvät tiedot.10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäEhdokaslistan asiamies ja/tai ehdokas itse.11. Henkilötietojen vastaanottajatHenkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Ehdokasluettelo ja ehdokkaan ehdokasesittelyssä julkaistavaksi antamat tiedot julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.Vaalien kokonaistulos ja kunkin ehdokkaan saamat äänet julkaistaan vaalien jälkeen internetissä ja muissa Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeetKäytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalvelujen tuottamisessa. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelutarjoajamme siirtää henkilötietoja rajatusti Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Palvelutarjoajamme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti. Käsittelemme henkilötietoja aina huolellisesti ja noudatamme hyvää tietojenkäsittelytapaa.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti Osuuskaupan vaalivuoden loppuun mennessä.Osuuskaupan julkaisemat vaalien tulosraportit ovat julkisia seuraavien edustajistovaalien tulosten julkaisemiseen saakka. Sen jälkeen Osuuskauppa voi säilyttää vaalien tulosraportit historiatietona Osuuskaupan hallintorekisterissä.14. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet: • Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta) • Oikeus tietojen oikaisemiseen • Oikeus tietojen poistamiseen • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely) • Vastustamisoikeus • Oikeus peruuttaa suostumus (niiden tietojen osalta, joiden käsittelyyn ei ole muuta oikeusperustetta) • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta) • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksestaJos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.15. Suostumuksen peruuttaminenRekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan S-vaalilautakuntaan.Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokaslistaa varten annettujen tietojen käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokaslistan allekirjoittajana.Jos ehdokas peruuttaa suostumuksensa ehdokasesittelyä varten annettujen henkilötietojen käsittelemiseen, poistetaan hänen tietonsa ehdokasesittelystä, mutta hän voi edelleen olla ehdokkaana vaalissa.16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleHenkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Osuuskauppa Hämeenmaan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.