Nelipyörä Oy:n autokaupan asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Nelipyörä Oy:n autokaupan asiakasrekisterin tietosuojaseloste TIETOSUOJASELOSTE (päivitetty 28.4.2022)Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 191. RekisterinpitäjäNelipyörä OyKäyntiosoite: Myyntimiehenkatu 4, 15700 LahtiPuhelin: 03-8130 11Y-tunnus: 0633227-62. Tietosuojavastaavan yhteystiedottietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot tietosuoja.hameenmaa@sok.fi4. Rekisterin nimiAutokaupan asiakasrekisteri5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietoja käytetään autoliikkeen asiakassuhteen hoitamiseen, sekä nykyisten ja tulevien palveluiden/tuotteiden markkinointiin ja kehittämiseen.Autonmyyntiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

Tarjouskyselyjen vastaanottaminen ja niihin vastaaminen
Tarjouksen, tilaus- ja kauppasopimuksen teko ja toteutuneiden kauppojen kirjaaminen
Käteiskaupassa rahanpesulain mukainen asiakkaan tunnistaminen ja varojen alkuperän varmistaminen
Koeajon tai autonvuokrauksen toteuttaminen
Arvion antaminen asiakkaan vaihtoautosta
Automerkin maahantuojan palveluiden varmistaminen
Asiakkaan yhteydenottoihin vastaaminen
Ajoneuvojen rahoitukseen liittyvät hakemukset, rahoitussopimukset ja laskutus.
Auton vakuuttaminen
Auton rekisteröinti
Asiakastyytyväisyyden varmistaminen
Suoramarkkinointi uusista autoista ja autokaupan palveluista

Jälkimarkkinointiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

Varaosamyynti
Auton huoltoon liittyvät palvelut
Autonhuoltosopimusten teko
Vauriokorjaukset
Takuuasioiden hoito, maahantuojan takaisinkutsut
Rengashotelli-palvelut
Auton korjaukseen ja varaosamyyntiin liittyvät rahoitushakemukset, rahoitussopimukset ja laskutus.
Huoltokutsut
Jälkimarkkinoinnin suoramarkkinointi ja asiakastyytyväisyyden varmistaminen

Suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

Palveluiden ja tuotteiden markkinointi
Tapahtumakutsujen lähettäminen
Potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi

Autokatsastuksen osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

Katsastuksen ajanvarauksen toteuttaminen
Katsastuksen suorittaminen liikenteen turvallisuusvirasto Traficomin lukuun
Katsastushistorian tallentaminen liikenteen turvallisuusvirasto Traficomin lukuun

6. Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:Art. 6.1 b) SopimusTilaus- ja kauppasopimus, osamaksusopimus Huollon työmääräys (sopimus)Sopimus muista jälkimarkkinoinnin palveluista kuten rengashotelli KatsastusajanvarausArt 6.1 a) Suostumus Suoramarkkinointisuostumus Art 6.1 f) Oikeutettu etuSuoramarkkinointi aiemmin asioineille asiakkailleArt 6.1 c) Lakisääteinen velvoite

kauppalaki,
kirjanpitolaki,
liikennevakuutuslaki,
ajoneuvolaki,
laki ajoneuvoliikennerekisteristä
rahanpesulaki

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen tai koeajon, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaAutokaupassa voimme lähettää sinulle suoramarkkinointia oikeutetun edun nojalla ilman suostumustasi siinä tapauksessa, että olet ollut aiemmin asiakkaanamme, meillä on hallussamme yhteystietosi ja suoramarkkinointimme koskee samaa tuotetta tai tuoteryhmää, jonka olet aiemmin autoliikkeestämme hankkinut. Emme lähetä sinulle suoramarkkinointia, jos olet sen kieltänyt. Voit milloin tahansa antaa markkinointikiellon siihen autoliikkeeseen, jossa olet asioinut, jonka jälkeen tietojasi ei käytetä suoramarkkinointiin.8. Käsiteltävät henkilötiedot Tarjouspyyntö:

asiakkaan nimi
asiakkaan puhelinnumero tai sähköposti

Tarjous:

asiakkaan nimi
osoite
sähköposti
markkinointisuostumus tai -kielto
tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta
henkilötunnus auton koeajoa varten

Kauppa- ja tilaussopimus:

asiakkaan nimi
henkilötunnus
osoite
sähköposti
markkinointisuostumus tai -kielto

Rahoitushakemus tehdään autokaupan järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle, joka toimii kyseisten tietojen rekisterinpitäjänä.

ammatti
ammattiryhmä
työnantaja
työsuhteen laatu
yhteisvastuullisen hakijan tiedot
hallinnollinen nro ajokortista

Rahoitushakemuksen yhteydessä kysytyt taloudelliset tiedot eivät tallennu autokaupan asiakasrekisteriin.Vakuutus- ja rekisteröinti:

henkilötunnus
auton tiedot

Huollon ajanvaraus:

auton rekisterinumero, jonka perusteella auton, omistajan ja haltijan tiedot haetaan Trafin palvelusta
markkinointisuostumus tai -kielto

Huollon työmääräys:

asiakkaan nimi
osoitetiedot
puhelinnumero
sähköpostiosoite
auton tiedot
vakuutusyhtiön CABAS-laskelma korvaustilanteissa

Katsastus:

auton rekisteritunnus
asiakkaan etunimi, sukunimi
yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)

Romutustodistus:

asiakkaan nimi

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmätYhteystiedot, henkilötunnus, auton tiedot, markkinointisuostumus tai –kielto.10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäTiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Muista lähteistä saatavia henkilöitä koskevia tietoja, joita saatamme yhdistää käsiteltäviin henkilötietoihin, ovat esimerkiksi tiedot Trafin ajoneuvotietorekisteristä, rahoitusyhtiöltä saadut tiedot hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta. Rahoitushakemuksen yhteydessä kysytyt taloudelliset tiedot eivät tallennu autokaupan asiakasrekisteriin. Vakuutusyhtiöltä saadaan autovakuutustiedot.Nettisivujen Chat-keskusteluissa asiakkaan antamat yhteystiedot. Takaisinkutsulista saadaan automerkin maahantuojalta ja/tai Trafilta.Suoramarkkinointikontaktitietoja hankitaan esimerkiksi Grano Diesel Oy:ltä, omasta asiakaskannasta tai asiakasomistajarekisteristä. 11. Henkilötietojen vastaanottajatHenkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa

auton maahantuojalle tieto autokaupasta maahantuojan palveluiden aktivoimiseksi sekä tietoa mahdolliseen takuukorjaukseen tai takaisinkutsuun liittyen
liikenteen turvallisuusvirasto Traficomille auton rekisteröintiä varten
vakuutusyhtiölle auton vakuuttamista varten sekä korvausta vaativissa korjaustilanteissa
rahoitusyhtiölle auton tai palvelun rahoittamista varten Auton huoltohistoria luovutetaan ilman henkilötietoja.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-etukorttia.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet Pääsääntöisesti käsittelemme henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. Edustamamme automerkki (Kia) siirtää henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Olemme huolehtineet henkilötietojen suojan riittävästä tasosta mm. sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Muualta suoramarkkinointiin hankittuja henkilötietoja säilytämme ostosopimuksen määrittelemän ajan tai enimmillään 2 kuukauden ajan, mikäli tarjous tai yhteydenotto ei johda asiakkuuteen.Asiakkaiden yhteydenottoja kuten tarjouspyyntöjä tai koeajopyyntöjä tai autosta tehtyä tarjousta säilytetään tarjouksen voimassaoloaika tai enintään kuluva + 6 vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä sekä paperitarjoukset hävitetään. Asiakkaan tuntemistiedot säilytetään rahanpesulain määrittelemät viisi vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai liiketoiminnan suorittamisesta. Arviokortit vaihtoautosta; tuloste säilytetään auton paperien tai tarjouksen mukana. Jos tarjous johtaa tilaukseen, arviokortti säilytetään kuten tilaussopimus. Jos tarjous ei johda kauppaan, arviokortin säilytysaika kuten tarjouksella.Niin sanottujen punakilpisten esittelyautojen (autoveron käyttö) käyttöluvat arkistoidaan kirjanpitolain mukaisesti kuluva + kuusi vuotta, jotta voidaan osoittaa, että verottoman käytön edellytykset täyttyvät. Muut tulostetut koeajokäyttöluvat hävitetään, kun auto palautuu koeajolta. Tiedot koeajajasta säilytetään autokaupan tietojärjestelmässä kuten tarjoukseen liittyvät tiedot.Tilaus- ja kauppasopimusta säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta. Tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran vuodessa. Tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan vuosittain.Jälkimarkkinoinnin asiakastietoja säilytetään prospektien osalta 3 vuotta ja asiakkaiden osalta 5 vuotta, jonka jälkeen henkilötiedot anonymisoidaan, auton tiedot ja huoltohistoria säilyvät rekisterissä.Huollon työmääräyksen yksi kappale arkistoidaan. Työmääräystä säilytetään kuluva + 3 vuotta. Vakuutusyhtiön CABAS-laskelma ja kuvat arkistoidaan ja hävitetään säilytysajan päätyttyä, kuluva + 3 vuotta.Katsastuksen asiakastietoja säilytetään vastaavalla tavalla kuin huollon työmääräyksiä, kuluva + 3 vuotta. Lakisääteistä auton katsastushistoriaa ei poisteta.14. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin
Oikeus rekisteröityä henkilöä koskevien virheellisten tietojen oikaisuun
Oikeus tietojen poistamiseen (kun käsittelyperuste on suostumus tai lakiperustetta säilytykselle ei ole)
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi tai muu oikeutetun edun perusteella tapahtunut käsittely)
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Katso lisätietoja osoitteesta: https://s-ryhma.fi/tietosuoja/sinun-oikeutesiHenkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.15. Suostumuksen peruuttaminenHenkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suoramarkkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä Nelipyörä Oy:öön.16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleAuton osto, huolto tai katsastus ei toteudu.17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuusS-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen.Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot.Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.