Hämeenmaan Rauta Oy:n rautakaupan asiakasrekisteri

Hämeenmaan Rauta Oy:n rautakaupan asiakasrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE 
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1. Rekisterinpitäjä
Hämeenmaan Rauta Oy
Postiosoite: PL 41, 15111 Lahti
Puhelin: 03-8130 11
Käyntiosoite: Apilakatu 2, 15500 Lahti
Y-tunnus: 2840824-3
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot 
tietosuojavastaava@sok.fi
3. Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot
tietosuoja.hameenmaa@sok.fi
4. Rekisterin nimi
Rautakaupan Laattapisteen ja rakentajapalvelun asiakasrekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakaspalvelun ajanvarauksen toteuttaminen, suunnittelun toteuttaminen ja suoramarkkinointi luvan antaneille asiakkaille.
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:
Art. 6.1 a) Suostumus
Suoramarkkinointi markkinointiluvan antaneille asiakkaille
Art. 6.1 f) Oikeutettu etu
Ajan varanneiden asiakkaiden yhteystietojen käsittely
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun nojaten keräämme ajanvarausta varten sinulta yhteystietosi ja mahdollisesti varaukseen vaikuttavat lisätiedot. Oikeutettua etua on arvioitu sen pohjalta, että ajanvaraukseen annetut tiedot ovat itsesi vapaaehtoisesti antamia ja helpottaa asioimistasi toimipisteessämme. Pyydämme ainoastaan niitä tietoja, jotka ovat tarpeen ajanvarauksesi toteuttamiseksi ja ajanvaraukseesi liittyviä mahdollisia yhteydenottoja varten.
8. Käsiteltävät henkilötiedot 
• Etu- ja sukunimi
• Katuosoite, postinumero ja -toimipaikka
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaan yhteystiedot
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot on saatu asiakkaalta itseltään.
11. Henkilötietojen vastaanottajat 
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet 
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Asiakastietoja säilytetään enintään vuoden ajan, jonka jälkeen ne poistetaan rekisteristä.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
Oikeus saada informaatiota
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja hänestä kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietoja käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle tietoja luovutetaan.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Jos käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistaan sekä rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Poistaminen edellyttää, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
- henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruttaa markkinointia koskeva antamansa suostumus.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu www.tietosuoja.fi
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
15. Suostumuksen peruuttaminen
Suostumuksen peruuttaminen tehdään ottamalla yhteyttä Kodin Terra Hämeenlinnaan tietosuoja.hameenmaa@sok.fi
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.